Rekisterinpitäjä
Lakeuden Etappi Oy
Y-tunnus: 1087873-0
Laskunmäentie 15, 60760 Pojanluoma (Ilmajoki)
Puhelin: (06) 421 4900 (vaihde)
Sähköposti: asiakaspalvelu@etappi.com
Tietosuojavastaava: Anna Mäntylä, anna.mantyla@etappi.com, 040 5827 983
Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri sisältää alla lueteltuja henkilötietoja. Huomioitavaa on, että tietosisältö vaihtelee asiakkaittain riippuen asiakkaan palveluista, jne.
- Nimi
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Henkilöturvatunnus
- Asiakasnumero
- Kiinteistötunnus
- Asiakkuuteen liittyvät lisätiedot (esim. ajo-ohjeet kuljettajille)
- Palvelut (ekomaksu, jäteastiat, kaivot)
- Jäteastian sijaintitiedot (koordinaatit),
- Palveluiden rytmit (tyhjennysten tiheys)
- Tehdyt tyhjennykset
- Laskutiedot
- laskunumerot
- laskun tilatieto
- suoritukset
- laskujen summat
- maksupäivät
- suorituksen alkuperä
- Asiakkaiden yhteydenotot (sisältäen reklamaatiot)
- Kuljettajien kommentit ja poikkeamailmoitukset (voivat sisältää myös valokuvia ja rekisterinumeroita)
- Laskutettavat jäteasemaasioinnit (voivat sisältää viitetietoina henkilöiden nimiä, rekisterinumeroita)
- Laskutettavat lavapalvelut
- Tapahtuma- ja laskuhistoria
- Huoneistojen määrä (taloyhtiöt)
- Isännöitsijä (taloyhtiöt)
- raportointitiedot
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja Lakeuden Etapissa käsitellään
- lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
- markkinaehtoisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
- asiakaspalvelun toteuttamiseksi
- toiminnan raportoimiseksi
- laskutuksen tekemiseksi.
Henkilötietoja käytetään myös järjestelmäkehityksen yhteydessä tarvittaviin testeihin erillisissä testausympäristöissä.
Henkilötietojen käsittely perustuu
- sopimukseen Lakeuden jätelautakunnan kanssa lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamisesta
- jätelakiin
- kirjanpitolakiin tai
- sopimukseen Lakeuden Etapin ja asiakkaan välillä
Rekisterinpitäjän tai 3. osapuolen oikeutetut edut
Henkilötietojen käsittelyä asiakasrekisterissä ei tehdä rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen perusteella.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottoryhmät
Lakeuden Etappi käyttää toiminnassaan alihankkijoita, joille henkilötietoja siirretään palveluiden toimittamiseksi (esimerkiksi jäteastioiden tyhjennykset). Näiden alihankkijoiden osalta Lakeuden Etappi ja lakeuden jätelautakunta ovat rekisterinpitäjiä, joten kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä asioissa voitte olla yhteydessä Lakeuden Etappiin tai Lakeuden jätelautakuntaan.
Lakeuden Etappi luovuttaa henkilötietietoja laskutuksen ja perinnän toteuttamiseksi keskinäisen palvelusopimuksen puitteissa Ropo Capitalille, joka toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä henkilötietoja käsitellessään. Mikäli laskutuksessa tai perinnässä teille tulee kysyttävää liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen, voitte olla yhteydessä Ropo Capital Oy:hyn.
Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tai kansainvälisille organisaatioille
Tietoja rekisteristä ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksenmukaisen tehtävän toteuttamiseksi ja niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää tietoja säilyttämään. Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään asiakkuuden voimassaoloajan sekä kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti 6 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.
Pääsy henkilötietoihin
Pääsy asiakastietoihin on toteutettu OmaEtappi.com -nettipalvelun kautta, jossa asiakas voi tarkistaa omat tietonsa ja voimassa olevat palvelunsa koska tahansa. Rekisterissä olevia henkilötietojaan voi tiedustella myös Lakeuden Etapin tai Lakeuden jätelautakunnan asiakaspalvelusta puhelimitse, sähköpostitse tai paikan päällä käymällä. Pyydä rekisterissä olevia henkilötietojasi lomakkeella: Rekisteritietojen tarkastuspyyntö-lomake.
Suostumuksen peruuttaminen
Asiakasrekisterin tietojen kerääminen ei perustu asiakkaalta pyydettyyn suostumukseen vaan lainsäädäntöön tai asiakkaan kanssa solmittuun sopimukseen (tuotteen tai palvelun ostaminen).
Valvontaviranomaisen yhteystiedot
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa epäasiallisesta tai lainvastaisesta käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Henkilötietojen antamisen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus
Jotta Lakeuden Etappi voi tuottaa lakisääteisiä jätepalveluja asiakkailleen, tarvitaan asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot. Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.
Tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Jätehuoltopalveluiden tuottaminen ei ole mahdollista, jos tarvittavia tietoja ei saada.
Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Lakeuden Etappi ja Lakeuden jätelautakunta eivät kohdista asiakasrekisterin tietoihin automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.
Henkilötietojen jatkokäsittely
Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle etukäteen tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.
Ilman ilmoitusta tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.
Henkilötietojen keräämisen lähteet
Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään ja niitä syntyy tuotettaessa lakisääteistä jätehuoltopalvelua.
Henkilötiedot, joita saadaan muualta kuin rekisteröidyltä: tarpeelliset kiinteistöön liittyvät tiedot, sekä kiinteistön haltijaan liittyvät tiedot niiltä osin kun niitä ei saada rekisteröidyltä.
Tietoja saadaan:
- Lakeuden jätelautakunnalta
- Lakeuden Etapin jäsenkunnilta
- viranomaisilta
- viranomaisohjelmista kuten VTJ ja KTJ
Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin:
- lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
- markkinaehtoisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
- asiakaspalvelun toteuttamiseksi
- toiminnan raportoimiseksi
- laskutuksen tekemiseksi
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
- olemalla yhteydessä Lakeuden Etapin tai Lakeuden jätelautakunnan asiakaspalveluun
- OmaEtappi-nettipalvelun kautta
- täyttämällä henkilötietopyyntölomakkeen
Rekisteröidylle aiheutuvat riskit
Rekisterinpitäjä on kartoittanut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit. Niiden käsittelystä ei ole havaittu aiheutuvan sellaista riskiä rekisteröidylle, joka estäisi tietojen käytön.
Rekisterin suojauksen periaatteet manuaalisen aineiston osalta
Paperinen rekisteri:
Säilytys tarkoituksenmukaisesti suojatussa ympäristössä yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuoja-ohjeistusta noudattaen. Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.
Rekisterin suojauksen periaatteet automaattisen tietojenkäsittelyn osalta
Sähköinen rekisteri:
- Tiedot suojataan yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuoja-ohjeistusta noudattaen
- Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista
- Tietoteknisissä ratkaisuissa käytetään ajanmukaista ja ajantasaista virustorjuntaa, palomuuria ja https-salausta sekä muita asianmukaisia suojaustoimia
- Pilvipalvelut on hankittu luotettavilta palveluntarjoajilta
- Tietoturvan toteutumista valvotaan säännönmukaisesti
- Käyttöoikeuksia hallinnoidaan tarkoituksen mukaisesti suojatussa ympäristössä siten, että vain asianosaisilla on pääsy tietoihin