Rekisterinpitäjä
Lakeuden Etappi Oy
Y-tunnus: 1087873-0
Laskunmäentie 15, 60760 Pojanluoma (Ilmajoki)
Puhelin: (06) 421 4900 (vaihde)
Sähköposti: asiakaspalvelu@etappi.com
Tietosuojavastaava: Anna Mäntylä, anna.mantyla@etappi.com, 040 5827 983
Lakeuden jätelautakunta
PL 20 / Ilkantie 17, 60801 Ilmajoki
Puhelin: 044 4191 330
Sähköposti: jatelautakunta@ilmajoki.fi
Soveltaminen
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Lakeuden Etappi Oy kerää ja käsittelee henkilötietojasi, kun olet lakisääteisen jätehuollon asiakas.
Käsiteltävät henkilötiedot
Asiakkaasta käsitellään alla lueteltuja henkilötietoja. Huomioitavaa on, että tietosisältö vaihtelee asiakkaittain riippuen asiakkaan palveluista, jne.
- Nimi
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Henkilöturvatunnus
- Asiakasnumero
- Kiinteistötunnus
- Asiakkuuteen liittyvät lisätiedot (esim. ajo-ohjeet kuljettajille)
- Palvelut (ekomaksu, jäteastiat, kaivot)
- Jäteastian sijaintitiedot (koordinaatit),
- Palveluiden rytmit (tyhjennysten tiheys)
- Tehdyt tyhjennykset
- Laskutiedot
- laskunumerot
- laskun tilatieto
- suoritukset
- laskujen summat
- maksupäivät
- suorituksen alkuperä
- Asiakkaiden yhteydenotot (sisältäen reklamaatiot)
- Kuljettajien kommentit ja poikkeamailmoitukset (voivat sisältää myös valokuvia ja rekisterinumeroita)
- Laskutettavat jäteasema asioinnit (voivat sisältää viitetietoina henkilöiden nimiä, rekisterinumeroita)
- Laskutettavat lavapalvelut
- Tapahtuma- ja laskuhistoria
- Huoneistojen määrä (taloyhtiöt)
- Isännöitsijä (taloyhtiöt)
- Raportointitiedot
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja Lakeuden Etapissa käsitellään
- lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
- markkinaehtoisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
- asiakaspalvelun toteuttamiseksi
- toiminnan raportoimiseksi
- laskutuksen tekemiseksi.
Henkilötietoja käytetään myös järjestelmäkehityksen yhteydessä tarvittaviin testeihin erillisissä testausympäristöissä.
Henkilötietojen käsittely perustuu
- sopimukseen Lakeuden jätelautakunnan kanssa lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamisesta
- jätelakiin
- kirjanpitolakiin tai
- sopimukseen Lakeuden Etapin ja asiakkaan välillä.
Rekisterinpitäjän tai 3. osapuolen oikeutetut edut
Henkilötietojen käsittelyä Lakeuden Etapin tiloissa ja jäteasemilla tehdään kameravalvonnan osalta oikeutettuun etuun perustuen. Oikeutettuja etuja ovat seuraavat:
- Rikosten ja vahingonteon ehkäisy ja selvittäminen
- Sopimusperusteisiin liittyvien epäselvyyksien selvittäminen (esimerkiksi jätekuormien sisältöjen ja toimitusten laskutusperusteiden varmistaminen)
- Ajoneuvojen kulunvalvonta – esimerkiksi joidenkin porttien pääsyoikeudet perustuvat ajoneuvojen rekisterinumeroihin ja portteja avataan sillä perusteella ajoneuvoille, joilla on oikeus asioida tietyillä alueilla
- Jäteasemilla tapahtuvan neuvonnan toteuttaminen ja asioinnin turvallisuuden varmistaminen
Lakeuden Etappi on suorittanut kameravalvonnan osalta oikeuksien tasapainotestin. Sen lopputuloksena on todettu, että valvontaa suoritetaan vain siellä, missä se on ehdottoman välttämätöntä eikä kenestäkään kerätä liiallisesti tai tarpeettomasti tietoja. Kameratallenteita myös poistetaan automatiikalla siten, että kenenkään tietoja ei tallennu tarpeettoman pitkäksi ajaksi Lakeuden Etapille. Tallenteisiin on pääsy vain tietyillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve niihin päästä, eikä tietoihin ole pääsyä kaikilla työntekijöilläkään.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottoryhmät
Lakeuden Etappi käyttää toiminnassaan alihankkijoita, joille henkilötietoja siirretään palveluiden toimittamiseksi (esimerkiksi jäteastioiden tyhjennykset). Näiden alihankkijoiden osalta Lakeuden Etappi ja Lakeuden jätelautakunta ovat rekisterinpitäjiä, joten kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä asioissa voitte olla yhteydessä Lakeuden Etappiin tai Lakeuden jätelautakuntaan.
Lakeuden Etappi luovuttaa henkilötietietoja laskutuksen ja perinnän toteuttamiseksi keskinäisen palvelusopimuksen puitteissa Ropo Capitalille, joka toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä henkilötietoja käsitellessään esimerkiksi perinnän suorittamisessa. Muista käsittelytoimista Ropo Capital kertoo omassa tietosuojaselosteessaan. Mikäli laskutuksessa tai perinnässä teille tulee kysyttävää liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen, voitte olla yhteydessä Ropo Capital Oy:hyn.
Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tai kansainvälisille organisaatioille
Tietoja rekisteristä ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksenmukaisen tehtävän toteuttamiseksi ja niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää tietoja säilyttämään. Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden voimassaoloajan sekä kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti 6 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.
Pääsy henkilötietoihin
Pääsy asiakastietoihin on toteutettu OmaEtappi.com -verkkopalvelun kautta, jossa asiakas voi tarkistaa omat tietonsa ja voimassa olevat palvelunsa koska tahansa. Hallussamme olevia henkilötietojaan voi tiedustella myös Lakeuden Etapin tai Lakeuden jätelautakunnan asiakaspalvelusta puhelimitse, sähköpostitse tai paikan päällä käymällä. Pyydä rekisterissä olevia henkilötietojasi lomakkeella: Rekisteritietojen tarkastuspyyntö-lomake.
Suostumuksen peruuttaminen
Asiakasrekisterin tietojen kerääminen ei perustu asiakkaalta pyydettyyn suostumukseen vaan lainsäädäntöön tai asiakkaan kanssa solmittuun sopimukseen (tuotteen tai palvelun ostaminen).
Henkilötietojen antamisen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus
Jotta Lakeuden Etappi voi tuottaa lakisääteisiä jätepalveluja asiakkailleen, tarvitaan asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot. Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.
Tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Jätehuoltopalveluiden tuottaminen ei ole mahdollista, jos tarvittavia tietoja ei saada.
Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Lakeuden Etappi ja Lakeuden jätelautakunta eivät kohdista asiakasrekisterin tietoihin automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.
Henkilötietojen jatkokäsittely
Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle etukäteen tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.
Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.
Henkilötietojen keräämisen lähteet
Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään ja niitä syntyy tuotettaessa lakisääteistä jätehuoltopalvelua.
Henkilötiedot, joita saadaan muualta kuin rekisteröidyltä: tarpeelliset kiinteistöön liittyvät tiedot, sekä kiinteistön haltijaan liittyvät tiedot niiltä osin kun niitä ei saada rekisteröidyltä.
Tietoja saadaan:
- Lakeuden jätelautakunnalta
- Lakeuden Etapin jäsenkunnilta
- viranomaisilta
- viranomaisohjelmista kuten VTJ ja KTJ
Asiakkaalle henkilötietojen käsittelyssä aiheutuvat riskit
Lakeuden Etappi on kartoittanut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit. Niiden käsittelystä ei ole havaittu aiheutuvan sellaista riskiä asiakkaalle, joka estäisi tietojen käytön.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Paperinen rekisteri:
Säilytys tarkoituksenmukaisesti suojatussa ympäristössä yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuojaohjeistusta noudattaen. Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.
Automaattisen tietojenkäsittelyn osalta:
- Tiedot suojataan yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuojaohjeistusta noudattaen.
- Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.
- Tietoteknisissä ratkaisuissa käytetään ajanmukaista ja ajantasaista virustorjuntaa, palomuuria ja https-salausta sekä muita asianmukaisia suojaustoimia.
- Pilvipalvelut on hankittu luotettavilta palveluntarjoajilta.
- Tietoturvan toteutumista valvotaan säännönmukaisesti.
- Käyttöoikeuksia hallinnoidaan tarkoituksen mukaisesti suojatussa ympäristössä siten, että vain asianosaisilla on pääsy tietoihin.
- Järjestelmätestauksissa tai niiden kehitystyössä käytetään normaalisti tekaistua dataa, joka ei sisällä kenenkään henkilötietoja. Yksittäisissä testeissä voidaan joutua käyttämään oikeaa henkilötietoa, mutta tällöin tietoaineistoa käsitellään siten, että suoran viittaukset luonnollisiin henkilöihin on poistettu aineistosta (”pseudonymisointi”).
Muutokset selosteeseen
Tietosuojaan liittyviä käytäntöjä saatetaan päivittää. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan suoraan asiakkaille tai Etappi-aviisissa: aviisi.etappi.com.
Tämä seloste on päivitetty viimeksi 9.12.2020.
