Lakisääteisen jätehuollon asiakkaat – tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Lakeuden Etappi Oy
Y-tunnus: 1087873-0
Laskunmäentie 15, 60760 Pojanluoma (Ilmajoki)
Puhelin: (06) 421 4900 (vaihde)
Sähköposti: asiakaspalvelu@etappi.com
Tietosuojavastaava: Anna Mäntylä, anna.mantyla@etappi.com, 040 5827 983

Lakeuden jätelautakunta
PL 20 / Ilkantie 17, 60801 Ilmajoki
Puhelin: 044 4191 330
Sähköposti: jatelautakunta@ilmajoki.fi

Soveltaminen

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Lakeuden Etappi Oy kerää ja käsittelee henkilötietojasi, kun olet lakisääteisen jätehuollon asiakas.

Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakkaasta käsitellään alla lueteltuja henkilötietoja. Huomioitavaa on, että tietosisältö vaihtelee asiakkaittain riippuen asiakkaan palveluista, jne. Tiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja asiakas voi muuttaa tai oikaista niitä koska vaan OmaEtapin tai asiakaspalvelumme kautta. Joskus tietoja joudutaan täydentämään. Silloin Lakeuden jätelautakunta hakee tiedot suoraan Digi- ja Väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä ja toimittaa ne Lakeuden Etapille jätehuollon toteuttamiseksi. Lakeuden Etappi ei hae tai täydennä asiakastietoja muista rekistereistä, yhdistele niitä eikä myy tai luovuta eteenpäin niitä muutoin kuin jätehuollon toteuttamista varten.

  • Nimi
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Henkilöturvatunnus
  • Asiakasnumero
  • Kiinteistötunnus
  • Asiakkuuteen liittyvät lisätiedot (esim. ajo-ohjeet kuljettajille)
  • Palvelut (ekomaksu, jäteastiat, kaivot)
  • Jäteastian sijaintitiedot (koordinaatit),
  • Palveluiden rytmit (tyhjennysten tiheys)
  • Tehdyt tyhjennykset
  • Laskutiedot
    • laskunumerot
    • laskun tilatieto
    • suoritukset
    • laskujen summat
    • maksupäivät
    • suorituksen alkuperä
  • Asiakasviestintään liittyvät yhteydenotot postilla, sähköpostilla tai tekstiviesteillä sekä viestien välitykseen liittyvät tiedot (esimerkiksi tekstiviestivälityksen onnistuminen tai epäonnistuminen).
  • Kuljettajien kommentit ja poikkeamailmoitukset (voivat sisältää myös valokuvia ja rekisterinumeroita)
  • Laskutettavat jäteasema asioinnit (voivat sisältää viitetietoina henkilöiden nimiä, rekisterinumeroita)
  • Laskutettavat lavapalvelut
  • Tapahtuma- ja laskuhistoria
  • Huoneistojen määrä (taloyhtiöt)
  • Isännöitsijä (taloyhtiöt)
  • Raportointitiedot

Lietekaivojen tyhjennykset ja jätelavat

Lietekaivojen tyhjennyksissä ja jätelavojen kuljetuksissa käsiteltäviä tietoja käsitellään sopimukseen perustuen, Lakeuden Etapin lakisääteisten velvoitteiden vuoksi (Jäteasetus 978/2021) ja palvelun laskuttamiseksi. Tietoja säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan ja kirjanpitoaineiston osalta kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan, noin 6 vuotta.
Palveluiden tuottamiseksi käsitellään edellä lueteltuja asiakastietoja ja alempana kuvattavia siirtoasiakirjojen tietoja.
Siirtoasiakirjat ovat aina tietoja yksittäisestä jätekuljetuksesta, eikä niiden yhteyteen tallenneta mitään muita asiakastietoja kuin kyseiseen kuljetukseen liittyvät tiedot. Esimerkiksi asiakkaan muut palvelut tai niiden laskutukseen liittyvät tiedot eivät tallennu siirtoasiakirjoille. Tiedot tallennetaan Lakeuden Etapin asiakasrekisteriin. Kuljetusten osalta tietoja käsitellään myös logistiikkajärjestelmässä, jossa yksittäisten kuljetusten tietoihin pääsevät myös tyhjennyksiä suorittavat kuljetusyhtiöt ja urakoitsijat.
Tietoja käytetään myös raportointivelvoitteiden täyttämiseen. Raportoinnissa ei käytetä henkilötietoja, eikä niistä ole enää yksittäisten kaivojen omistajat tunnistettavissa.
Siirtoasiakirjojen tiedot siirretään myös Suomen ympäristökeskuksen sähköiseen SIIRTO-rekisteriin. Suomen ympäristökeskus on jätteensiirtoasetuksessa tarkoitettu toimivaltainen viranomainen (Jätelaki 646/2011, 22 §), jonka henkilötietojen käsittelystä saat lisätietoja ympäristökeskukselta. Ympäristökeskuksen yhteystiedot.
Siirtoasiakirjoilla käsitellään alla kuvattuja tietoja. Siirtorekisteriin siirretään kuitenkin vain jäteasetuksen vaatimat tiedot, joista löydät kuvauksen ympäristöhallinnon verkkopalvelusta: linkki ympäristöhallinnon verkkopalveluun.

Jätteen lähettäjän tiedot. Lähettäjällä tarkoitetaan tahoa, jolta jäte on alun perin lähtöisin. Tässä tapauksessa lietekaivon omistajaa.

  • Nimi
  • Osoite
  • Yhteyshenkilö
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti

Jätteen noutopaikan tiedot:

  • Noutopaikan nimi
  • Jätteen syntykunta
  • Osoitetiedot
  • Mahdollinen kiinteistötunnus / työmaatunnus

Jätteen vastaanottajan tiedot. Tällä tarkoitetaan sitä tahoa, joka vastaanottaa kuljetuksen noutopaikasta kuljetuksen jälkeen.

  • Vastaanottajan nimi
  • Vastaanottajan osoitetiedot
  • Vastaanottajan yhteyshenkilö
  • Vastaanottajan puhelinnumero
  • Vastaanottajan mahdollinen sähköpostiosoite

Jätteen vastaanottopaikkatiedot tarkentavat vastaanottajan tietoja.

  • Vastaanottopaikan nimi
  • Jätteen vastaanottopaikan kunta
  • Vastaanottopaikan osoitetiedot
  • Mahdolliset vastaanottopaikan sähköpostiosoite, kiinteistötunnus ja työmaatunnus

Kuljetuksen tiedot:

  • Kuljetuksessa käytetyn ajoneuvon rekisterinumero
  • Kuljettajan nimi (yleensä kuljetusliike)
  • Mahdolliset kuljetuksen osoitetiedot
  • Kuljetuksen yhteyshenkilö
  • Kuljetuksen yhteyshenkilön puhelinnumero
  • Mahdollinen sähköpostiosoite

Laskutustiedot:

  • Laskutettavan nimi
  • Osoitetiedot
  • Hetu (jos yksityishenkilö, yrityksillä y-tunnus)
  • Mahdolliset laskun viite- ja kommenttitiedot
  • Mahdolliset yhteyshenkilön tiedot
  • Mahdolliset sähköposti- tai verkkolaskutuksen tiedot
  • Laskulla näkyy myös tuotetiedot

Tuotetiedot

  • Jätelaji
  • Tuotenumero ja EWC-koodi (Ympäristökeskuksen koodisto)
  • Tieto jätteen alkuperästä käsittelytavasta
  • Palveluvastuu (onko kyse lakisääteisen jätehuollon toiminnasta vai markkinaehtoisesta palvelusta)
  • Lisätiedot

Järjestelmän käyttäjän tiedot. Käyttäjällä tarkoitetaan kuljetuksen suorittajaa tai vastaanottajaa ja sen henkilöstöä.

  • Nimi
  • Käyttäjätunnus
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Järjestelmälokin tiedot:

  • Toimenpiteen (esim. ilmoittautuminen, kuittaaminen kuljetukseen), suorittajan nimi.
  • Toimenpiteen ajankohta

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja Lakeuden Etapissa käsitellään

  • lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
  • markkinaehtoisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
  • asiakaspalvelun toteuttamiseksi
  • toiminnan raportoimiseksi
  • laskutuksen tekemiseksi.

Henkilötietoja käytetään myös järjestelmäkehityksen yhteydessä tarvittaviin testeihin erillisissä testausympäristöissä.

Henkilötietojen käsittely perustuu

  • sopimukseen Lakeuden jätelautakunnan kanssa lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamisesta
  • jätelakiin
  • kirjanpitolakiin tai
  • sopimukseen Lakeuden Etapin ja asiakkaan välillä.

Rekisterinpitäjän tai 3. osapuolen oikeutetut edut

Henkilötietojen käsittelyä Lakeuden Etapin tiloissa ja jäteasemilla tehdään kameravalvonnan osalta oikeutettuun etuun perustuen. Oikeutettuja etuja ovat seuraavat:

  • Rikosten ja vahingonteon ehkäisy ja selvittäminen
  • Sopimusperusteisiin liittyvien epäselvyyksien selvittäminen (esimerkiksi jätekuormien sisältöjen ja toimitusten laskutusperusteiden varmistaminen)
  • Ajoneuvojen kulunvalvonta – esimerkiksi joidenkin porttien pääsyoikeudet perustuvat ajoneuvojen rekisterinumeroihin ja portteja avataan sillä perusteella ajoneuvoille, joilla on oikeus asioida tietyillä alueilla
  • Jäteasemilla tapahtuvan neuvonnan toteuttaminen ja asioinnin turvallisuuden varmistaminen

Lakeuden Etappi on suorittanut kameravalvonnan osalta oikeuksien tasapainotestin. Sen lopputuloksena on todettu, että valvontaa suoritetaan vain siellä, missä se on ehdottoman välttämätöntä eikä kenestäkään kerätä liiallisesti tai tarpeettomasti tietoja. Kameratallenteita myös poistetaan automatiikalla siten, että kenenkään tietoja ei tallennu tarpeettoman pitkäksi ajaksi Lakeuden Etapille. Tallenteisiin on pääsy vain tietyillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve niihin päästä, eikä tietoihin ole pääsyä kaikilla työntekijöilläkään.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottoryhmät

Lakeuden Etappi käyttää toiminnassaan alihankkijoita, joille henkilötietoja siirretään palveluiden toimittamiseksi (esimerkiksi jäteastioiden tyhjennykset). Näiden alihankkijoiden osalta Lakeuden Etappi ja Lakeuden jätelautakunta ovat rekisterinpitäjiä, joten kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä asioissa voitte olla yhteydessä Lakeuden Etappiin tai Lakeuden jätelautakuntaan.

Lakeuden Etappi luovuttaa henkilötietietoja laskutuksen ja perinnän toteuttamiseksi keskinäisen palvelusopimuksen puitteissa Ropo Capitalille, joka toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä henkilötietoja käsitellessään esimerkiksi perinnän suorittamisessa. Muista käsittelytoimista Ropo Capital kertoo omassa tietosuojaselosteessaan. Mikäli laskutuksessa tai perinnässä teille tulee kysyttävää liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen, voitte olla yhteydessä Ropo Capital Oy:hyn.

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tai kansainvälisille organisaatioille

Henkilötietoja siirretään osittain Yhdysvaltalaisille toimittajille johtuen siitä, että jotkin palvelinalustat ja tietojärjestelmät ovat osin Yhdysvalloissa sijaitsevien yritysten ylläpitämiä (Google ja Microsoft Azure). Näissä palveluissa datan pysyväksi sijainniksi on valittu EU-alue, mutta ne voivat olla mm. yhdysvaltalaisten viranomaisten saatavilla.

Seuraavia tietoja käsitellään näissä palveluissa:

  • SMS-viestien välittämiseen liittyvät tiedot viestinnässä (Microsoft)
  • Siirtoasiakirjojen sisältämät tiedot (Microsoft ja Google)

Kaikkien tietojen siirtomekanismina käytetään EU komission hyväksymiä vakiomuotoisia sopimuslausekkeita, joihin ovat sitoutuneet myös toimittajien alihankkijat.

SMS-viestien välittämiseen liittyvät tiedot ovat yksittäisiä välitettyjä viestejä ja lähettäjän ja vastaanottajan numerotietoja. Ne eivät sisällä muita asiakastietoja. Nämä tiedot on salattu palveluntarjoajan palvelussa siten, että niitä ei saa auki Microsoft tai Yhdysvaltojen viranomaiset, vaikka niihin kohdistuisi viranomaisen tietopyyntö kohdemaassa.

Siirtoasiakirjojen sisältämät tiedot eivät ole toistaiseksi salattuja samalla tavalla. Toimittajien kanssa on meneillään selvitys tietojen salaamiseksi sellaisella tavalla, ettei niitä saisi avattua kohdemaassa viranomaistenkaan toimesta. Tiedot ovat salattuja siten, että niitä ei esimerkiksi siirretä verkon yli salaamattomana ja ne ovat salattuja siten, että esimerkiksi tietomurron yhteydessä niiden salausta ei kolmas osapuoli voi purkaa.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksenmukaisen tehtävän toteuttamiseksi ja niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää tietoja säilyttämään. Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden voimassaoloajan sekä kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti 6 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.

Pääsy henkilötietoihin

Pääsy asiakastietoihin on toteutettu OmaEtappi.com -verkkopalvelun kautta, jossa asiakas voi tarkistaa omat tietonsa ja voimassa olevat palvelunsa koska tahansa. Hallussamme olevia henkilötietojaan voi tiedustella myös Lakeuden Etapin tai Lakeuden jätelautakunnan asiakaspalvelusta puhelimitse, sähköpostitse tai paikan päällä käymällä. Pyydä rekisterissä olevia henkilötietojasi lomakkeella: Rekisteritietojen tarkastuspyyntö-lomake.

Suostumuksen peruuttaminen

Asiakasrekisterin tietojen kerääminen ei perustu asiakkaalta pyydettyyn suostumukseen vaan lainsäädäntöön tai asiakkaan kanssa solmittuun sopimukseen (tuotteen tai palvelun ostaminen).

Henkilötietojen antamisen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus

Jotta Lakeuden Etappi voi tuottaa lakisääteisiä jätepalveluja asiakkailleen, tarvitaan asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot. Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Jätehuoltopalveluiden tuottaminen ei ole mahdollista, jos tarvittavia tietoja ei saada.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Lakeuden Etappi ja Lakeuden jätelautakunta eivät kohdista asiakasrekisterin tietoihin automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle etukäteen tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.

Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen keräämisen lähteet

Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään ja niitä syntyy tuotettaessa lakisääteistä jätehuoltopalvelua.
Henkilötiedot, joita saadaan muualta kuin rekisteröidyltä: tarpeelliset kiinteistöön liittyvät tiedot, sekä kiinteistön haltijaan liittyvät tiedot niiltä osin kun niitä ei saada rekisteröidyltä.
Tietoja saadaan:

  • Lakeuden jätelautakunnalta
  • Lakeuden Etapin jäsenkunnilta
  • viranomaisilta
  • viranomaisohjelmista kuten VTJ ja KTJ

Asiakkaalle henkilötietojen käsittelyssä aiheutuvat riskit

Lakeuden Etappi on kartoittanut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit. Niiden käsittelystä ei ole havaittu aiheutuvan sellaista riskiä asiakkaalle, joka estäisi tietojen käytön.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Paperinen rekisteri:

Säilytys tarkoituksenmukaisesti suojatussa ympäristössä yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuojaohjeistusta noudattaen. Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.

Automaattisen tietojenkäsittelyn osalta:

  • Tiedot suojataan yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuojaohjeistusta noudattaen.
  • Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.
  • Tietoteknisissä ratkaisuissa käytetään ajanmukaista ja ajantasaista virustorjuntaa, palomuuria ja https-salausta sekä muita asianmukaisia suojaustoimia.
  • Pilvipalvelut on hankittu luotettavilta palveluntarjoajilta.
  • Tietoturvan toteutumista valvotaan säännönmukaisesti.
  • Käyttöoikeuksia hallinnoidaan tarkoituksen mukaisesti suojatussa ympäristössä siten, että vain asianosaisilla on pääsy tietoihin.
  • Järjestelmätestauksissa tai niiden kehitystyössä käytetään normaalisti tekaistua dataa, joka ei sisällä kenenkään henkilötietoja. Yksittäisissä testeissä voidaan joutua käyttämään oikeaa henkilötietoa, mutta tällöin tietoaineistoa käsitellään siten, että suoran viittaukset luonnollisiin henkilöihin on poistettu aineistosta (”pseudonymisointi”).

Muutokset selosteeseen

Tietosuojaan liittyviä käytäntöjä saatetaan päivittää. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan suoraan asiakkaille tai Etappi-aviisissa: aviisi.etappi.com.
Tämä seloste on päivitetty viimeksi 9.12.2020.