Rekisterinpitäjä

Lakeuden Etappi Oy
Y-tunnus: 1087873-0
Laskunmäentie 15, 60760 Pojanluoma (Ilmajoki)
Puhelin: (06) 421 4900 (vaihde)
Sähköposti: asiakaspalvelu@etappi.com
Tietosuojavastaava: Anne Partanen, tietosuoja@etappi.com, 0400 273 416

Soveltaminen

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Lakeuden Etappi Oy kerää ja käsittelee jäteasema- ja jätekeskusasiakkaiden henkilötietoja, kun vierailet suoraan paikan päällä palvelupisteissämme.

Käsiteltävät henkilötiedot jäteasemalla asioidessa

Jäteasemalle jätteentuottaja voi toimittaa jätteen pieneriä.

RE-pisteellä asioidessa

Palveluiden tuottamiseksi käsitellään henkilötietoja tai muita tietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Samoja tietoja hyödynnetään järjestelmässä välttämättömiltä osin eri toiminnoissa: Itsepalveluasiointi, palveluasiointi, kulunvalvonta, raportointi.

Itsepalveluasiointi:

  • Nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Asioinnissa käytettävien ajoneuvojen rekisterinumero kulunvalvontaa ja porttien toimintaa varten
  • Asiointiin liittyvät tietotekniset tiedot, esimerkiksi maksajan mobiliilaitteen verkko-osoite ja sovelluksen käyttäjätunnus.
  • Asiakastyyppi (henkilö, yritys, taloyhtiö, julkinen sektori)
  • Jätelajikkeet ja jätteen alkuperä (kotitalous, yritys) sekä palveluvastuu (kuntavastuu tai toissijainen palveluvastuu). Näitä tietoja ei tallennu ilmaiskäynneistä ja niiden käsittely perustuu jätelain raportointivelvoitteeseen.
  • Asioinnin maksutapahtumien tiedot, kuten:
    • Maksutapa, ajankohta, tuotteet, yksiköt ja määrät sekä maksukortin tiedot. Maksukortin tietoja Paytrail Oyj käsittelee kokonaisena. Lakeuden Etappi saa maksutapahtumasta vain maksukortin 4 viimeistä numeroa korttitietojen jäädessä muuten kokonaan vain Paytrailin tietoon.
  • Näitä tietoja säilytetään viiden vuoden ajan

Palveluasiointi:

  • Käteisellä asiointi:
    • Asioinnissa käytettävien ajoneuvojen rekisterinumero
  • Yritysasiakkaiden asiointi ja laskulle asiointi:
  • Asiakasnumero
  • Nimi
  • Osoite
  • Asioinnissa käytettävien ajoneuvojen rekisterinumero
  • Asiakastyyppi (henkilö, yritys, taloyhtiö, julkinen sektori)
  • Jätelajikkeet ja jätteen alkuperä (kotitalous, yritys) sekä palveluvastuu (kuntavastuu tai toissijainen palveluvastuu). Näitä tietoja ei tallennu ilmaiskäynneistä ja niiden käsittely perustuu jätelain raportointivelvoitteeseen.
  • Mahdolliset lisätiedot

Kulunvalvonnan / asiointiautomatiikan tiedot:

Jätteen käsittelyn yhteydessä käytetään kameravalvontaan perustuvaa kulunvalvontaa mm. ajoneuvojen tunnistamiseen ja kulkuoikeuksien varmistamiseen. Tunnistamisen perusteena on ajoneuvon rekisterinumero. Näiden osalta tallennetaan:

  • Ajoneuvon rekisterinumero
  • Lupa, jonka perusteella portti avattiin
  • Avaushetki
  • Portti, joka avattiin
  • Suunta portista (sisään/ulos)
  • Ajoneuvo
  • Luvan haltija
  • Videotallenne

HUOM! Kulunvalvontaan ei erikseen lisätä ajoneuvorekisteriä jätekuormia tuovien asiakkaiden ajoneuvojen osalta, kulkuoikeudet toteutetaan mobiilisovelluksessa etukäteen täydennetyn ilmoittautumisen avulla.

Tietoja käytetään lisäksi kulunvalvontaan tai teknisten virheiden selvittämiseksi, mikäli kulkuoikeuksien kanssa on ongelmia. Tietoja säilytetään 3 kuukautta.

Muilla jäteasemilla asioidessa

Käteisellä asiointi:

  • Ei kerätä tietoja

Laskulle asiointi:

  • Asiakasnumero
  • Nimi
  • Osoite
  • Asioinnissa käytettävien ajoneuvojen rekisterinumero
  • Asiakastyyppi (henkilö, yritys, taloyhtiö, julkinen sektori)
  • Jätelajikkeet ja jätteen alkuperä (kotitalous, yritys) sekä palveluvastuu (kuntavastuu tai toissijainen palveluvastuu). Näitä tietoja ei tallennu ilmaiskäynneistä ja niiden käsittely perustuu jätelain raportointivelvoitteeseen.
  • Luottotiedot
  • Mahdolliset lisätiedot

Käsiteltävät henkilötiedot jätekeskuksessa asioidessa

Jätekeskukseen jätteentuottaja voi toimittaa jätteen ajoneuvovaa’alla punnittavia suureriä. Näitä tietoja käsitellään Lakeuden Etapin lakisääteisten velvoitteiden vuoksi (Jäteasetus 978/2021) ja palveluiden laskuttamiseksi. Tiedot siirretään Suomen ympäristökeskuksen sähköiseen SIIRTO-rekisteriin. Suomen ympäristökeskus on jätteensiirtoasetuksessa tarkoitettu toimivaltainen viranomainen (Jätelaki 646/2011, 22§), jonka henkilötietojen käsittelystä saat lisätietoja ympäristökeskukselta.

Palveluiden tuottamiseksi käsitellään henkilötietoja tai muita tietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Huomioitavaa on, että tietosisältö vaihtelee asiakkaittain riippuen asiakkaan palveluista, jne. Samoja tietoja hyödynnetään järjestelmässä välttämättömiltä osin eri toiminnoissa: Siirtoasiakirjalla, käyttäjähallinnassa, kulunvalvonnassa ja raportoinnissa.

Tiedot tallennetaan MaterialPort nimiseen varasto- ja logistiikkajärjestelmään.

Asiakastiedot: (Asiakas- ja yritysrekisteriin tallennetavia tietoja, joita säilytetään laskutuksen ja kirjanpidon vaatiman ajan. Käytännössä sama kuin jätteen lähettäjä)

  • Asiakasnimi
  • Hetu (jos yksityishenkilö, yrityksillä y-tunnus)
  • Asiakkaan yhteystiedot; osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Sopimukset, joita asiakkaalla on Lakeuden Etapin kanssa

Sopimuksilla on ne tiedot, joita käytetään siirtoasiakirjojen muodostamiseen jätteen jatkokäsittelyn yhteydessä, laskutukseen ja raportointivelvoitteiden täyttämiseen. Raportoinnissa ei käytetä henkilötietoja. Sopimustiedoissa on:

  • Sopimusnumero (yhtenevä laskutusjärjestelmän asiakasnumeroinnin kanssa, näkyy myös laskulla ja toimii käyttäjätunnuksena OmaEtapissa)
  • Sopimuksen nimi
  • Sopimuksen sähköpostiosoite
  • Mahdollisen alisopimuksen nimi ja sen viitetieto tai tarkenne. Alisopimuksilla käytetään pääsopimuksen tietoja.
  • Tuotteet (jätelajikkeet, joiden toimituksesta sopimus on)

Siirtoasiakirja täydentää jätelain vaatimia tietoja seuraavasti:

Jätteen lähettäjän tiedot. Lähettäjällä tarkoitetaan tahoa, jolta jäte on alun perin lähtöisin.

  • Nimi
  • Osoite
  • Yhteyshenkilö
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti

Jätteen noutopaikan tiedot:

  • Noutopaikan nimi
  • Jätteen syntykunta
  • Osoitetiedot
  • Mahdollinen kiinteistötunnus / työmaatunnus

Jätteen vastaanottajan tiedot. Tällä tarkoitetaan sitä tahoa, joka vastaanottaa kuljetuksen noutopaikasta kuljetuksen jälkeen. Vastaanottavia tahoja voi olla muitakin kuin Lakeuden Etappi, esimerkiksi metalli Kuusakoski ja poltettava jäte West Energyn polttolaitos.

  • Vastaanottajan nimi
  • Vastaanottajan osoitetiedot
  • Vastaanottajan yhteyshenkilö
  • Vastaanottajan puhelinnumero
  • Vastaanottajan mahdollinen sähköpostiosoite

Jätteen vastaanottopaikkatiedot tarkentavat vastaanottajan tietoja.

  • Vastaanottopaikan nimi
  • Jätteen vastaanottopaikan kunta
  • Vastaanottopaikan osoitetiedot
  • Mahdolliset vastaanottopaikan sähköpostiosoite, kiinteistötunnus ja työmaatunnus

Kuljetuksen tiedot:

  • Kuljetuksessa käytetyn ajoneuvon rekisterinumero
  • Kuljettajan nimi (yleensä kuljetusliike)
  • Mahdolliset kuljetuksen osoitetiedot
  • Kuljetuksen yhteyshenkilö
  • Kuljetuksen yhteyshenkilön puhelinnumero
  • Mahdollinen sähköpostiosoite

Laskutustiedot:

  • Laskutettavan nimi
  • Osoitetiedot
  • Hetu (jos yksityishenkilö, yrityksillä y-tunnus)
  • Mahdolliset laskun viite- ja kommenttitiedot
  • Mahdolliset yhteyshenkilön tiedot
  • Mahdolliset sähköposti- tai verkkolaskutuksen tiedot
  • Laskulla näkyy myös tuotetiedot

Tuotetiedot

  • Jätelaji
  • Tuotenumero ja EWC-koodi (Ympäristökeskuksen koodisto)
  • Palveluvastuu (onko kyse lakisääteisen jätehuollon toiminnasta vai markkinaehtoisesta palvelusta)
  • Lisätiedot

Material Port -järjestelmän käyttäjän tiedot:

  • Nimi
  • Käyttäjätunnus
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Järjestelmälokin tiedot:

  • Toimenpiteen (esim. ilmoittautuminen, kuittaaminen kuljetukseen), suorittajan nimi.
  • Toimenpiteen ajankohta

Kulunvalvonnan tiedot

Jätteen käsittelyn yhteydessä käytetään kameravalvontaan perustuvaa kulunvalvontaa mm. ajoneuvojen tunnistamiseen ja kulkuoikeuksien varmistamiseen. Tunnistamisen perusteena on ajoneuvon rekisterinumero. Näiden osalta tallennetaan:

  • Ajoneuvon rekisterinumero
  • Lupa, jonka perusteella portti avattiin
  • Avaushetki
  • Portti, joka avattiin
  • Suunta portista (sisään/ulos)
  • Ajoneuvo
  • Luvan haltija
  • Videotallenne

Voidaan tallentaa myös kirjautumisen tai ilmoittautumisen yhteydessä saadut tiedot.

Kuljetusliike voi sallia tai erikseen pyytää jäteyhtiötä rajaamaan kuljetusliikkeen näkyvyyden MaterialPortissa.

Kulunvalvontaa varten ei erikseen kerätä erillistä ajoneuvorekisteriä jätekuormia tuovien asiakkaiden ajoneuvojen osalta. Kulkuoikeudet toteutetaan MaterialPortissa etukäteen täydennetyn siirtoasiakirjan avulla.

Tietoja käytetään lisäksi kulunvalvontaan tai teknisten virheiden selvittämiseksi, mikäli kulkuoikeuksien kanssa on ongelmia. Tietoja säilytetään 3 kuukautta.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään

  • lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
  • markkinaehtoisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi
  • lakisääteisten siirtoasiakirjavelvoitteiden täyttämiseksi
  • itsepalvelupunnitusten mahdollistamiseksi
  • kulunvalvonnan ja porttiautomaation toteuttamiseksi jätekeskuksen alueella
  • toiminnan raportoimiseksi
  • ja laskutuksen sekä maksusuoritusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käytetään myös järjestelmäkehityksen yhteydessä tarvittaviin testeihin erillisissä testausympäristöissä jotka on suojattu vastaavasti kuin tuotantoympäristöt.

Henkilötietojen käsittely perustuu

  • sopimukseen Lakeuden jätelautakunnan kanssa lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamisesta
  • jätelakiin
  • kirjanpitolakiin tai
  • sopimukseen Lakeuden Etapin ja asiakkaan välillä
  • Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeva lainsäädäntö

Rekisterinpitäjän tai 3. osapuolen oikeutetut edut

Henkilötietojen käsittelyä Lakeuden Etapin tiloissa ja jäteasemilla tehdään kameravalvonnan osalta oikeutettuun etuun perustuen. Oikeutettuja etuja ovat seuraavat:

  • Rikosten ja vahingonteon ehkäisy ja selvittäminen.
  • Sopimusperusteisiin liittyvien epäselvyyksien selvittäminen (esimerkiksi jätekuormien sisältöjen ja toimitusten laskutusperusteiden varmistaminen).
  • Ajoneuvojen kulunvalvonta – esimerkiksi joidenkin porttien pääsyoikeudet perustuvat ajoneuvojen rekisterinumeroihin ja portteja avataan sillä perusteella ajoneuvoille, joilla on oikeus asioida tietyillä alueilla.
  • Jäteasemilla tapahtuvan neuvonnan toteuttaminen ja asioinnin turvallisuuden varmistaminen.
  • Asiointiin liittyvien sovellusten ja asiointiautomatiikan tietoturvallisuuden varmistaminen.

Lakeuden Etappi on suorittanut kameravalvonnan osalta oikeuksien tasapainotestin. Sen lopputuloksena on todettu, että valvontaa suoritetaan vain siellä, missä se on ehdottoman välttämätöntä eikä kenestäkään kerätä liiallisesti tai tarpeettomasti tietoja. Kameratallenteita myös poistetaan automatiikalla siten, että kenenkään tietoja ei tallennu tarpeettoman pitkäksi ajaksi Lakeuden Etapille. Tallenteisiin on pääsy vain tietyillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve niihin päästä, eikä tietoihin ole pääsyä kaikilla työntekijöilläkään.

Henkilötietojen lähteet, vastaanottajat tai vastaanottoryhmät

Lakeuden Etappi käyttää toiminnassaan alihankkijoita, joille henkilötietoja siirretään palveluiden toimittamiseksi (esimerkiksi jäteastioiden tyhjennykset). Näiden alihankkijoiden osalta Lakeuden Etappi ja Lakeuden jätelautakunta ovat rekisterinpitäjiä, joten kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä asioissa voitte olla yhteydessä Lakeuden Etappiin tai Lakeuden jätelautakuntaan.

Lakeuden Etappi käyttää Ropo Suomi Oy:n palveluita laskutuksen toteuttamiseksi. Ropo toimii laskutuksen osalta Lakeuden Etapin käsittelijänä, mutta esimerkiksi perintätoimiin liittyen Ropo voi toimia itsenäisenä rekisterinpitäjänä henkilötietoja käsitellessään esimerkiksi perinnän. Näistä käsittelytoimista Ropo kertoo omassa tietosuojaselosteessaan. Mikäli näissä asioissa teille tulee kysyttävää liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja oikeuksien toteuttamiseen, voitte olla yhteydessä Ropo Suomi Oy:hyn.

Sovelluksella tehtyjen korttimaksujen keräämiseksi Lakeuden Etappi käyttää Paytrail Oyj:n (Nets) palveluita. Paytrail käsittelee maksamiseen liittyvä korttitietoja maksuvälitystietoja Lakeuden Etapin lukuun, mutta Lakeuden Etapilla ei ole pääsyä näihin finanssilainsäädännön alaisiin tietoihin. Jos korttiveloituksia tai mahdollisia virhetilanteita on tarve selvitellä tarkemmin, voitte olla yhteydessä Paytrailiin.

RE-pisteellä asioidessa palveluaikana pankkikortti- ja luottokorttimaksujen maksuliikenteen toteuttaa Nets Danmark A/S. Maksun yhteydessä käsiteltävät tiedot siirtyvät siten Nets:ille, joka käsittelee tietoja vain maksujen välitystä varten.

Laskulla asioidessa tarkistetaan luottotiedot. Luottotietojen lähteenä on Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteri.”

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tai kansainvälisille organisaatioille

Jäteasemilla asiointiin liittyvien henkilötietojen käsittely tallennetaan tietojärjestelmään, joka ylläpidetään Google Ireland:in konesalissa ja tietojen vakituinen sijainti on EU-alueella. Tietoja voidaan joutua siirtämään vianselvityksen tai huoltotöiden yhteydessä myös Yhdysvaltoihin. Tällöin siirtomekanismina on Euroopan ja Yhdysvaltain välinen EU-US tietosuojakehys, jolla on Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös. Google on sertifioitunut kyseiseen järjestelyyn.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksenmukaisen tehtävän toteuttamiseksi ja niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää tietoja säilyttämään. Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden voimassaoloajan sekä kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti 6 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.

Ajoneuvojen rekisterinumeroita tallentuu sekä asiointisovelluksen tietoihin, että maksutapahtumien liitteeksi. Kun otat käyttöön RE-appi -sovelluksen, ajoneuvon rekisterinumero tallennetaan sovellukseen, että asiointiautomatiikka osaa avata juuri sinun ajoneuvollesi portit, kun saavut tuomaan maksamaasi jätekuormaa itsepalveluasioinnin aikana. Rekisteritunnusta säilytetään niin pitkään kuin ajoneuvo on tallennettuna sovelluksessa, ettei sitä tarvitse jokaisen kuorman yhteydessä syöttää sovellukseen uudelleen. Kun poistat ajoneuvon sovellukselta, myös rekisteritunnus poistuu.

Rekisteritunnus tallentuu myös muiden asiointien yhteydessä porttien lukuautomatiikalla ja se liitetään mm. maksutapahtuman tietoihin. Tämä tehdään siksi, että jos kuormassa havaitaan myöhemmin joko lisälaskutukseen tai hyvitykseen oikeuttavia jätelajikkeita, voidaan maksutapahtuma korjata oikealle henkilölle. Tällöin rekisteritunnusta säilytetään yhtä pitkään kuin asioinnin tietoja maksutapahtumaan liittyen.

Pääsy henkilötietoihin

Käyttäjä voi rekisteröityä järjestelmään ja tällöin hänellä on pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterissä olevia henkilötietojaan voi tiedustella myös Lakeuden Etapin tai Lakeuden jätelautakunnan asiakaspalvelusta puhelimitse, sähköpostitse tai paikan päällä käymällä. Pyydä rekisterissä olevia henkilötietojasi lomakkeella: Rekisteritietojen tarkastuspyyntö-lomake.

Suostumuksen peruuttaminen

Asiakasrekisterin tietojen kerääminen ei perustu asiakkaalta pyydettyyn suostumukseen vaan lainsäädäntöön tai asiakkaan kanssa solmittuun sopimukseen (tuotteen tai palvelun ostaminen).

Henkilötietojen antamisen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus

Jotta Lakeuden Etappi voi tuottaa lakisääteisiä jätepalveluja asiakkailleen, tarvitaan edellä kuvatut tiedot. Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Jätehuoltopalveluiden tuottaminen ei ole mahdollista, jos tarvittavia tietoja ei saada.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Lakeuden Etappi ja Lakeuden jätelautakunta eivät kohdista asiakasrekisterin tietoihin automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle etukäteen tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot.

Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen keräämisen lähteet

Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään ja niitä syntyy tuotettaessa jätehuoltopalveluita.

Asiakkaalle henkilötietojen käsittelyssä aiheutuvat riskit

Lakeuden Etappi on kartoittanut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit. Niiden käsittelystä ei ole havaittu aiheutuvan sellaista riskiä asiakkaalle, joka estäisi tietojen käytön.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Paperinen rekisteri:

Säilytys tarkoituksenmukaisesti suojatussa ympäristössä yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuoja-ohjeistusta noudattaen. Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.

Automaattisen tietojenkäsittelyn osalta:

  • Tietojärjestelmän tietoturva on kuvattu ja turvallisuus on testattu.
  • Tiedot suojataan yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuoja-ohjeistusta noudattaen.
  • Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.
  • Tietoteknisissä ratkaisuissa käytetään ajanmukaista ja ajantasaista virustorjuntaa, palomuuria ja https-salausta sekä muita asianmukaisia suojaustoimia.
  • Pilvipalvelut on hankittu luotettavilta palveluntarjoajilta.
  • Tietoturvan toteutumista valvotaan säännönmukaisesti.
  • Käyttöoikeuksia hallinnoidaan tarkoituksen mukaisesti suojatussa ympäristössä siten, että vain asianosaisilla on pääsy tietoihin.
  • Järjestelmätestauksissa tai niiden kehitystyössä käytetään normaalisti tekaistua dataa, joka ei sisällä kenenkään henkilötietoja. Yksittäisissä testeissä voidaan joutua käyttämään oikeaa henkilötietoa, mutta tällöin tietoaineistoa käsitellään siten, että suoran viittaukset luonnollisiin henkilöihin on poistettu aineistosta (”pseudonymisointi”).

Muutokset selosteeseen

Tietosuojaan liittyviä käytäntöjä saatetaan päivittää. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan suoraan asiakkaille tai Etappi-aviisissa etappiaviisi.fi
Tämä seloste on päivitetty viimeksi 1.2.2024.

Lisätietoa Lakeuden Etapin muusta henkilötietojen käsittelystä saat seuraavasta linkistä: Tietosuoja Lakeuden Etapissa